הכסף של קבלן איטום יוצא כאן
רוב הדליפות בפרויקט לא קורות בביצוע, אלא בין ההזמנה לתעודת המשלוח. המודול הזה סוגר את הפער הזה.
ספקים, מחירונים וקטלוג פריטים
המחיר שמופיע בהזמנה הוא המחיר שהוסכם — לפי מחירון בתוקף, לא לפי הזיכרון.
לכל ספק נשמרים פרטי הקשר, תנאי התשלום, המסמכים (הסכמים, אישורי ניכוי מס, ביטוחים) והמחירון. המחירון מוגדר לפי תאריכי תוקף, כך שהמערכת יודעת איזה מחיר תקף בתאריך ההזמנה. פריט אחד יכול להיות מסופק על ידי כמה ספקים במחירים שונים, ובעת ההזמנה רואים את ההשוואה.
- מחירון לפי תוקף — מחיר לכל פריט עם תאריך התחלה וסיום
- ספקים חלופיים — לכל פריט — מי מספק אותו ובאיזה מחיר
- מסמכי ספק — הסכמים ואישורים שמורים על הכרטיס
- ייבוא מחירון — העלאת מחירון מקובץ במקום הקלדה שורה־שורה
מטיוטה ועד סגירה
לכל מצב יש משמעות, ולכל מעבר בין מצבים יש מי שמאשר אותו.
-
טיוטה
בונים את ההזמנה: ספק, פריטים, כמויות ויעד אספקה.
-
ממתינה לאישור
ההזמנה נשלחת לאישור למי שמחזיק בהרשאה.
-
מאושרת
המאשר מאשר או דוחה עם נימוק שנשמר בהיסטוריה.
-
נשלחה לספק
PDF ממותג נשלח במייל, והמצב מתעדכן אוטומטית.
-
קליטה
תעודת משלוח נקלטת, הכמויות מתעדכנות בפועל.
-
הושלמה
ההזמנה נסגרת רק כשאין חריגות פתוחות.
התעודה נכנסת למערכת, גם מצילום
מצלמים את תעודת המשלוח בשטח, והמערכת מציעה את השורות והכמויות למילוי.
אין צורך להקליד תעודה מאפס. מעלים צילום או PDF, והמערכת קוראת את הפריטים והכמויות ומציעה אותם לאישור מול שורות ההזמנה. מה שמאושר מתעדכן ככמות שנקלטה, וההזמנה עוברת אוטומטית ל״חלקית״ או ל״הושלמה״.
- קריאה מצילום — חילוץ פריטים וכמויות מתעודה מצולמת
- קליטה חלקית — הזמנה נשארת פתוחה עד שכל הכמות הגיעה
- עדכון אוטומטי — מצב ההזמנה נגזר מהכמויות שנקלטו בפועל
- קליטה למחסן — סחורה שמיועדת למחסן נכנסת ליומן התנועות
חריגות שלא נעלמות מעצמן
הגיעו 18 גלילים במקום 20? מחיר שונה מהמחירון? המערכת לא נותנת לסגור את ההזמנה עד שזה מטופל.
בכל שורת קליטה אפשר לסמן חריגה: פער כמות, כמות שגויה, פער מחיר, פריט שגוי, סחורה פגומה או אחר. הזמנה עם חריגה פתוחה לא עוברת ל״הושלמה״ אלא נשארת ״חלקית״, וזה מופיע בלוח הבקרה עד לטיפול. מי שטיפל ומתי — נשמר.
- שש סוגי חריגה — כמות, מחיר, פריט שגוי, פגם ועוד
- חסימת סגירה — אי אפשר לסגור הזמנה עם חריגה פתוחה
- אישור מהשטח — מנהל העבודה מאשר את הכמויות שירדו באמת
- תיעוד טיפול — מי סגר את החריגה, מתי ומה ההחלטה
מהקליטה ועד התשלום
אישור לתשלום
סימון נפרד שההזמנה אושרה לתשלום — אחרי שהסחורה נקלטה ונבדקה.
רישום תשלום
תיעוד התשלום שבוצע לספק, בנפרד מהאישור, כדי שיהיה ברור מה שולם ומה עוד לא.
PDF ממותג
הזמנה בעברית עם הלוגו והפרטים של החברה, מוכנה לשליחה או להדפסה.
שליחה במייל
שליחת ההזמנה לספק ישירות מהמערכת, כולל תיעוד של מה נשלח ומתי.
היסטוריית הזמנה
כל שינוי מצב, אישור ודחייה נרשמים על ההזמנה עם המשתמש והשעה.
דוח הוצאות
כמה הוצאנו, לאיזה ספק, על איזה פרויקט ואיזה פריט — בחיתוכים שאתם בוחרים.
נראה לכם על הזמנה מהשבוע האחרון
קחו הזמנה אמיתית, ונעביר אותה במערכת מהטיוטה ועד הקליטה.